一、管理原則  

公司行政檔案由行政部統(tǒng)一管理，各小區(qū)的檔案由各小區(qū)統(tǒng)一管理。公司定期檢查小區(qū)的檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，各級(jí)部門必須做到檔案專人管理，文件資料收發(fā)程序規(guī)范，資料不丟失，整理分類明確合理，標(biāo)簽整齊美觀，查閱方便。
 

二、小區(qū)物業(yè)服務(wù)中心檔案的建立

檔案資料構(gòu)成包括以下幾部分：

業(yè)主資料

——業(yè)主購(gòu)房合同；                                         

——驗(yàn)房確認(rèn)手續(xù)證明；
      ——入伙手續(xù)證明（領(lǐng)鑰匙手續(xù)）；
      ——業(yè)主書面承諾書；                             
      ——業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)服務(wù)協(xié)議書；
      ——裝修審批手續(xù)；
      ——業(yè)主專有部分維修記錄；
      ——業(yè)主/物業(yè)使用人姓名、聯(lián)系電話；
      ——出租、轉(zhuǎn)讓資料。

物業(yè)資料

——項(xiàng)目開發(fā)資料
     ①開發(fā)批準(zhǔn)文件；

②規(guī)劃許可文件；

③投資許可文件；

④用地批準(zhǔn)文件；
 

⑤建筑施工許可文件；
 

——產(chǎn)權(quán)資料

①物業(yè)權(quán)屬證明；

②房屋銷售證明；

③房屋測(cè)繪面積證明；

④地下停車場(chǎng)權(quán)屬證明；

⑤會(huì)所、商鋪、路面停車庫(kù)、   雜物房等權(quán)屬證明。
 

——竣工驗(yàn)收資料：

①圖紙資料包括：

●規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙；

●紅線圖、總平圖；

●建施圖、電施圖、水施圖；

●共用設(shè)施地下管線分布圖；  

●房屋配電、供水、供氣管線分布資料。

②竣工驗(yàn)收資料包括：

●建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格證明；

●綜合驗(yàn)收合格證明； 

●消防工程驗(yàn)收合格、綠化工程驗(yàn)收合格證明、環(huán)保驗(yàn)收合格證明；
 

——公共配套設(shè)施合格證明及設(shè)備設(shè)施的相關(guān)技術(shù)資料：

①電梯設(shè)備：原廠合格證、隨機(jī)文件、技術(shù)監(jiān)督部門檢驗(yàn)合格證、及注冊(cè)證明；電梯呼救對(duì)講系統(tǒng)資料及竣工圖紙；

②變壓器設(shè)備：合格證、使用說(shuō)明、注冊(cè)證明、備案證明及變壓器移交供電部門的相關(guān)文件（如項(xiàng)目的供電為一戶一表，變壓器的權(quán)屬應(yīng)移交供電部門，今后的維護(hù)由供電部門實(shí)施）； 

③安防監(jiān)控設(shè)備：合格證、使用說(shuō)明，線路布置平面圖；

④二次加壓設(shè)施：技術(shù)指標(biāo)、使用說(shuō)明、合格證、水池清洗合格證等；

⑤公共照明設(shè)施（數(shù)量、分布及施工圖紙）；

⑥自發(fā)電機(jī)組的備案證明及與供電局簽訂的供電協(xié)議，機(jī)組的隨機(jī)文件、合格證等；

⑦消防設(shè)備（合格證、使用說(shuō)明）、設(shè)施圖紙；

⑧公共用水電計(jì)量設(shè)施；

⑨其他設(shè)施；

⑩設(shè)施、設(shè)備保修期限資料。

——房屋資料

①《住宅質(zhì)量保證書》（樣本）；

②《房屋使用說(shuō)明書》（樣本）；

③《商品房買賣合同》（樣本）；

④《業(yè)主臨時(shí)公約》（樣本）；

⑤《住戶手冊(cè)》（樣本）。
 

業(yè)主投訴記錄資料

協(xié)管資料——使用的各種表格，案件、事故記錄資料。

催費(fèi)資料——催費(fèi)函、律師函、催費(fèi)通知單。

維修資料——派工資料、上門服務(wù)記錄資料、故障記錄、處理資料、設(shè)備檢查記錄資料。
 

三、公司檔案建立

㈠檔案分類：

1.公司各項(xiàng)規(guī)章制度卷：

—公司行政、人事管理文檔；

—各小區(qū)物業(yè)管理手冊(cè)；

—綜合管理部管理手冊(cè)；

—秩序管理部管理手冊(cè)；

—工程維修部管理手冊(cè)；

—綠化潔衛(wèi)部管理手冊(cè)；

—物業(yè)管理表格匯集。

2.公司收發(fā)文卷（請(qǐng)示報(bào)告、 發(fā)文發(fā)函等）。

3.標(biāo)書、合同、協(xié)議文檔。

4.人員培訓(xùn)文檔。

5.獎(jiǎng)勵(lì)與處罰文檔。
 

四、檔案資料整理要求：

1.檔案必須專人管理，檔案資料的存入和借出必須實(shí)行登記、交接、審批制度，如專管員不在崗，則檔案室鑰匙必須交給主管領(lǐng)導(dǎo)保管；

2.檔案移交（接、交）必須辦理移交手續(xù)：

⑴移交方應(yīng)列出清單；

⑵雙方應(yīng)在清單上蓋章簽字確認(rèn)。

3.業(yè)主的資料——應(yīng)為一戶一袋，資料袋封面應(yīng)該有業(yè)主姓名、住房棟號(hào)、單元號(hào)、房號(hào)、聯(lián)系電話、資料目錄；

4.項(xiàng)目建設(shè)資料——應(yīng)按資料移交的要求分類裝袋（打包），資料必須做好目錄登記； 

5.文件、公函——按收文、發(fā)文分類：

⑴收文

①上級(jí)來(lái)文（包括政府、上級(jí)主       管部門）；

②同級(jí)單位業(yè)務(wù)來(lái)文（同行、兄  弟單位）；

③下級(jí)來(lái)函（公司下屬部門）。

⑵發(fā)文

①向上級(jí)呈文函；②向同級(jí)單位發(fā)出業(yè)務(wù)函件；

③向下級(jí)單位發(fā)出業(yè)務(wù)函件。

6.所有文件資料必須編上序號(hào)，統(tǒng)一編制目錄，隨到隨增，統(tǒng)一存入卷宗/資料袋/捆綁打包，避免亂放和丟失，卷宗/資料袋/捆綁打包面上應(yīng)有明顯、統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)；

7.檔案必須定期清理核對(duì)，發(fā)現(xiàn)缺漏立即補(bǔ)充并做詳細(xì)說(shuō)明；

8.檔案保管期限：按公司規(guī)定（建設(shè)資料、設(shè)備資料、業(yè)主資料必須永久保存）；

⒐小區(qū)如因物業(yè)公司的更迭，必須移交檔案資料的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并辦理移交手續(xù)；

⒑業(yè)主的資料非公安、司法機(jī)關(guān)和未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自對(duì)外提供。